Januari 2012 ~ blog kami

Project Communications Management (Manajemen Komunikasi)

Manajemen Komunikasi Proyek memainkan peran kunci dalam menjaga semua anggota tim manajemen proyek pada halaman yang sama. Tanpa komunikasi antara semua anggota tim dan stakeholder proyek bisa ada gangguan dalam proses yang dapat memiliki dampak negatif pada akhir produk .
Manajer proyek harus tahu proses komunikasi yang terlibat dalam manajemen proyek yang efektif. Pertama-tama harus ada perencanaan untuk menentukan informasi apa yang perlu dikomunikasikan kepada semua stakeholder dalam proyek ini. Selanjutnya, informasi yang harus dibuat tersedia kepada para pemangku kepentingan dan dihasilkan secara tepat waktu. Kinerja juga harus diperhitungkan dengan melaporkan status proyek, mengukur kemajuan dan peramalan. Akhirnya, komunikasi dengan stakeholder proyek harus dikelola sehingga semua persyaratan terpenuhi dan masalah yang segera diselesaikan. Interaksi dan tumpang tindih antara proses komunikasi yang tak terelakkan dan diharapkan seluruh tahapan manajemen proyek
Manajemen Komunikasi Proyek dapat dipecah menjadi pentingpengetahuan dan keterampilan sebagai berikut:
- Mengelola pertemuan dengan memiliki agenda serta menyelesaikan konflik
- Menulis gaya yang akan digunakan
- Metode komunikasi; tertulis atau lisan, memo informal atau laporan resmi, tatap muka atau email, yang semuanya tergantung pada situasi di tangan
- Teknik untuk presentasi termasuk apakah akan menggunakan alat bantu visual dan efektif menggunakan bahasa tubuh
- Kemungkinan hambatan atau loop umpan balik yang mempengaruhi komunikasi

Pentingnya komunikasi yang baik.

Komunikasi yang efektif akan memperkuat hubungan yang ada Anda dan membantu Anda untuk membentuk ikatan positif dalam interaksi selanjutnya.

Anda mungkin belajar fakta ini sangat awal dalam hidup. Sebagai bayi, Anda dengan cepat menemukan bahwa menangis akan membawa Mama tercinta Anda atau Ayah bergegas ke kamar anak Anda untuk batu anda, pakan Anda atau bahkan mengganti popok Anda.

Anda mulai menyadari bahwa semakin keras dan lebih sering Anda menangis, semakin cepat mereka akan muncul di boks bayi Anda!

Tren ini terus ke remaja ketika Anda menyadari bahwa semakin banyak Anda bersedia untuk mendiskusikan di mana Anda akan dengan orang tua Anda, kesempatan baik Anda harus menerima beberapa tambahan dolar untuk itu film akhir pekan.

Ide ini diperkuat sepanjang tahun remaja Anda, Anda mulai membentuk ikatan khusus dengan teman-teman setelah menghabiskan berjam-jam gabbing di telepon dengan mereka atau mendiskusikan up dan turunnya kehidupan dengan orang-orang di lapangan sepak bola.

Setelah Anda menjadi dewasa, Anda memahami bahwa berkomunikasi secara efektif akan membawa Anda lebih dekat kepada anak Anda, kolega, teman atau orang tua. Kita semua menghargai hubungan khusus di mana kita bisa mendiskusikan pendapat secara terbuka tanpa takut dihakimi. Itulah pentingnya komunikasi yang efektif.

Belajar untuk berkomunikasi secara efektif juga dapat mencegah kesalahpahaman.

Terlalu banyak orang menganggap orang lain tahu persis apa yang mereka pikirkan. Dan kau tahu apa yang mereka tentang kebiasaan buruk ini, ketika Anda berasumsi, Anda membuat "pantat" keluar dari "u" dan "aku".

Intinya adalah manusia tidak memiliki kemewahan menggunakan bola kristal untuk menentukan pikiran satu sama lain. Itulah mengapa kita perlu untuk menghabiskan waktu saling bercerita apa yang kita inginkan, pikirkan atau rasakan. Pentingnya komunikasi yang efektif menjadi lebih jelas ketika berhadapan dengan anggota lawan jenis.

Ada alasan yang sangat baik bukuMen Are From Mars, Women Are From Venus sangat populer!Miskomunikasi antara suami, istri atau pacar mungkin dimulai dengan gua paling awal dan berlanjut hari ini.

Wanita yang menawarkan petunjuk ulang tentang ulang tahun dan ulang tahun mungkin terlalu menyadari fakta ini sudah. Intinya adalah kita perlu belajar menjadi sejelas mungkin ketika kita mencoba untuk mengekspresikan diri.

Manfaat lain dari komunikasi yang efektif berhubungan dengan kepercayaan diri Anda.

Orang yang tahu cara mendengarkan dengan baik dan menyampaikan pesan mereka kepada orang lain hampir selalu lebih percaya diri daripada orang yang tidak belajar keterampilan ini.

Jika Anda tidak percaya padaku, hanya berpikir kembali ke tahun Anda sebagai remaja, canggung pemalu ketika Anda hanya belajar untuk berurusan dengan lawan jenis. Kau mungkin begitu gugup tentang meminta Maria untuk sekolah tari tinggi yang Anda hampir tidak bisa mengingat nama Anda, apalagi rincian.

Ketika Anda bertambah tua dan berkomunikasi dengan orang lain secara teratur, Anda akan melihat peningkatan harga diri Anda. Anda akan menjadi lebih percaya diri ketika berhadapan dengan orang lain dan dapat bertukar pikiran lebih mudah dan efektif.

Seperti yang Anda lihat, komunikasi yang efektif memberikan banyak manfaat.Belajar pentingnya komunikasi yang efektif bukanlah sesuatu orang harus membuat terang.

Proses Project Communications Management.

Ini Proses Komunikasi membantu Anda untuk melakukan Manajemen Komunikasi untuk tim Anda. Hal ini dilakukan dengan membawa Anda melalui Proses Komunikasi, langkah-demi-langkah.Jika Anda ingin menyimpan informasi orang yang tepat dengan informasi yang tepat, pada waktu yang tepat, maka proses ini akan membantu Anda.

Proses Komunikasi akan membantu Anda untuk:

· Mengidentifikasi pesan yang perlu dikirim

· Tentukan target audiens Anda untuk komunikasi

· Tentukan format pesan Anda dan waktu

· Draft pesan Anda dan persetujuan mendapatkan di mana diperlukan

· Komunikasikan pesan Anda, melalui kegiatan komunikasi

· Mengumpulkan umpan balik dan memperbaiki proses komunikasi Anda

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, Anda dapat:

· Jelas mengidentifikasi stakeholder proyek Anda

· Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi Anda

· Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan Anda

· Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

Menjaga stakeholder Anda secara teratur diinformasikan adalah kegiatan penting untuk tim manapun. Apakah itu melalui laporan status, pertemuan rutin atau email informal, Anda dapat memastikan bahwa pesan yang tepat didistribusikan tentang kemajuan proyek Anda. Ini akan membantu tim proyek dan stakeholder eksternal untuk tetap fokus pada pengiriman dan untuk menyediakan anda dengan semua dukungan yang Anda butuhkan untuk memberikan proyek Anda berhasil.

Rencana komunikasi.

Hal ini mengejutkan bagaimana beberapa proyek benar-benar memiliki rencana komunikasi yang menunjukkan pikiran apa pun. Sikap tampaknya bahwa kita hanya akan membuat orang informasi seperti yang kita pergi bersama. Di sisi lain, dalam survei staf, komunikasi yang benar di bagian atas keluhan masyarakat. Mungkin tim proyek adalah bagian dari masalah.

Isi rencana Communications Management.

Strategi Manajemen Komunikasi dapat mengambil sejumlah format termasuk produk yang berdiri sendiri atau bagian dari Dokumen Inisiasi Proyek (PID). Hal ini dapat peta dokumen, spreadsheet, atau pikiran serta entri dalam alat manajemen proyek. Para PRINCE2 Isi direkomendasikan Strategi Manajemen Komunikasi untuk sebuah proyek meliputi:

· Pendahuluan: Negara tujuan, tujuan dan ruang lingkup, dan mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk strategi yang

· Prosedur Komunikasi: Sebuah deskripsi (atau referensi) metode komunikasi apapun yang akan digunakan, dengan varians dari standar manajemen perusahaan atau program yang disorot, bersama dengan pembenaran untuk varians.

· Alat dan Teknik: Berisi alat komunikasi apapun yang akan digunakan, dan setiap preferensi untuk teknik yang dapat digunakan, untuk setiap langkah dalam proses komunikasi.

· Catatan: Mendefinisikan apa komunikasi catatan akan diperlukan dan di mana mereka akan disimpan (misalnya, penebangan korespondensi eksternal)

· Pelaporan: Menjelaskan setiap laporan pada proses komunikasi yang akan diproduksi, termasuk tujuan mereka, waktu dan penerima (misalnya, indikator kinerja)

· Waktu Kegiatan Komunikasi: Amerika ketika kegiatan komunikasi formal harus dilakukan (misalnya, pada akhir tahap) termasuk audit kinerja untuk metode komunikasi

· Peran dan Tanggung Jawab: Menjelaskan yang akan bertanggung jawab untuk apa aspek dari proses komunikasi, termasuk peran perusahaan atau program manajemen yang terlibat dengan komunikasi

· Analisis Stakeholder: Identifikasi pihak yang berkepentingan (yang mungkin termasuk staf account, forum pengguna, audit internal, perusahaan atau program jaminan kualitas, pesaing dll) Ini harus alamat hubungan saat ini dan yang diinginkan, antarmuka, dan pesan kunci.

· Kebutuhan Informasi untuk masing-masing pihak yang berkepentingan: Mendefinisikan informasi yang harus disediakan dari proyek serta setiap informasi yang harus disediakan untuk proyek tersebut, termasuk penyedia informasi / penerima, frekuensi komunikasi, sarana komunikasi dan format komunikasi

Ketika Strategi Manajemen Komunikasi selesai, memeriksa terhadap kriteria kualitas untuk memastikan lengkap dan benar. Kriteria meliputi:

· Semua pemangku kepentingan telah diidentifikasi dan berkonsultasi untuk kebutuhan komunikasi mereka

· Ada kesepakatan dari semua pemangku kepentingan tentang frekuensi, isi dan metode komunikasi

· Sebuah standar umum untuk komunikasi telah dianggap

· Waktu, usaha dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan komunikasi diidentifikasi telah diizinkan dalam Rencana Tahap

· Formalitas dan frekuensi komunikasi adalah wajar untuk kepentingan proyek-proyek dan kompleksitas

Menjalankan rapat dan menggunakan e-mail secara efektif.

Rapat dapat menjadi salah satu waktu terbesar mengalir untuk Anda sebagai individu dan untuk bisnis.Pertemuan dengan 7 orang semuanya membuat biaya $ 20 per jam bisnis $ 140 per jam. Jika pertemuan sekali-per-minggu dan ada 15 menit terbuang pada setiap pertemuan, jumlah limbah tahunan datang menjadi lebih dari $ 1.800. Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi satu jam pertemuan dengan hanya 15 menit terbuang sebenarnya adalah sebuah pertemuan yang cukup bagus, dalam pengalaman saya. Setengah dari pertemuan yang terbuang lebih par untuk kursus, dan pertemuan seluruh yang tidak produktif cukup umum.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat memfasilitasi pertemuan lebih efektif dan mudah-mudahan mendapatkan lebih banyak dilakukan dalam waktu kurang.

1. Membuat orang muncul tepat waktu

Jika orang berdatangan selama 10 menit, yaitu banyak waktu terbuang. Sering kali orang datang terlambat karena mereka tahu pertemuan itu tak akan mulai tepat waktu, pula. Ini adalah semacam "menangkap 22," karena jika Anda memulai pertemuan dengan siapa pun di sana, sulit untuk mendapatkan apapun yang dilakukan. Jika Anda menunggu untuk semua orang, maka Anda membuat kemungkinan bahwa orang akan datang terlambat ke pertemuan berikutnya. Berikut adalah beberapa ide:

Email semua orang untuk mengingatkan mereka beberapa menit sebelum rapat dimulai.

Panggilan atau dijalankan oleh kantor orang yang Anda kenal sering terlambat.

Pergi ke depan dan memulai rapat tanpa semua orang. Ketika seseorang datang terlambat, meminta mereka mengejar ketinggalan dengan orang lain dalam kelompok untuk mencari tahu apa yang mereka tidak terjawab.

Mengadakan pertemuan di suatu tempat yang terlambat akan membuat mereka terlihat buruk atau setidaknya menjadi lebih terlihat.

Meminta orang untuk datang tepat waktu. Tergantung pada peran Anda, ini mungkin sederhana seperti membuat permintaan, atau sedikit lebih ketat, seperti menunjukkan bahwa mereka bersikap kasar terhadap orang lain yang datang tepat waktu.

Anda dapat menemukan cara-cara kreatif untuk membantu mendorong orang untuk datang tepat waktu, juga. Setelah saya mengalami masalah dengan individu tertentu yang selalu datang terlambat untuk pertemuan kita. Pada satu pertemuan, ia terlambat lagi. Aku mengambil semua yang ada di sana turun ke warnet, membeli semua minuman dan kami melanjutkan pertemuan kami di sana. Individu yang terlambat datang dan tidak tahu di mana semua orang. Kali berikutnya, ia datang tepat waktu.

2. Selalu memiliki agenda

Idealnya, Anda menginginkan sesuatu dengan jumlah tertentu perkiraan waktu yang dialokasikan untuk setiap item. Hal ini membuat mudah bagi Anda untuk mengidentifikasi hal-hal yang mulai menyeret lebih lama dari yang seharusnya. Gunakan agenda untuk memastikan Anda tetap di jalur. Ini tidak berarti Anda tidak dapat mendiskusikan sesuatu yang tidak ada dalam agenda, namun agenda membantu memberitahu Anda di mana Anda harus memilih kembali jika Anda mendapatkan sisi-dilacak.

Berikan orang agenda sebelumnya. Untuk pertemuan singkat, itu mungkin terbaik untuk memiliki dalam badan email. Jika Anda mengirimnya sebagai lampiran, ada kesempatan yang baik orang tidak akan membacanya sebelum pertemuan. Jika Anda memiliki dalam tubuh, mereka mungkin akan setidaknya skim itu. Paling tidak, Anda ingin mendapatkan agenda rapat ke dalam pikiran bawah sadar mereka sebelum mereka muncul.

Memiliki agenda juga membantu menunjukkan bahwa Anda terorganisir dan punya rencana. Ini menentukan harapan bahwa pertemuan Anda tidak akan membuang-buang waktu. Ini membantu membuat pertemuan dalam perspektif yang tepat dan membuatnya membawa persepsi lebih berharga.

3. Mintalah orang yang tepat

Sangat mudah untuk mendapatkan begitu banyak orang yang terlibat bahwa Anda tidak bisa mendapatkan apa pun dilakukan. Di sisi lain Anda tidak dapat memiliki pertemuan efektif jika Anda tidak memiliki orang yang tepat di sana. Jika Anda berbicara tentang sesuatu yang perlu disetujui oleh sejumlah orang, mungkin lebih baik untuk pertemuan dengan sekelompok kecil orang untuk hash keluar ide-ide dan rekomendasi untuk para pembuat keputusan untuk melihat.

Jumlah orang dalam sebuah pertemuan yang rumit. Anda ingin memanfaatkan diri dari bakat setiap orang, tetapi Anda tidak ingin memiliki sekelompok bobot mati, baik. Namun, ada pertimbangan lain sekedar kontribusi orang-orang ke pertemuan:

Politik - Kadang-kadang Anda akan perlu untuk mengundang seseorang sehingga mereka merasa penting. Anda berpotensi dapat membuat mereka merasa penting tanpa mengundang mereka dengan penjadwalan pertemuan saat ketika mereka memiliki pertemuan lain yang dijadwalkan.

Buy di - Terkait dengan sudut pandang politik, kadang-kadang Anda harus memiliki orang-orang dalam pertemuan karena mereka tidak akan mendukung kesimpulan Anda kecuali mereka merasa seperti mereka adalah bagian dari itu. Kadang-kadang Anda bisa mendapatkan sekitar ini dengan memiliki satu-satu sesi dengan mereka di depan waktu untuk mendengar keprihatinan mereka dan membuat mereka merasa seperti mereka adalah bagian dari proses.

Ada juga beberapa orang yang Anda ingin memastikan Anda tidak mengundang. Saya telah bekerja dalam organisasi yang telah tinggi tingkat karyawan yang tampaknya tidak pernah melakukan apa-apa.Mereka tampaknya merasa bahwa tanggung jawab mereka dalam hidup adalah untuk bermain advokat iblis dan memberitahu semua orang mengapa ide-ide mereka tidak akan bekerja. Jenis orang tidak bisa membuat keputusan, sendiri, dan biasanya memiliki apa-apa untuk menambahkan. Kadang-kadang mereka akan membantu Anda menghindari perangkap yang potensial, tetapi rasio signal-to-noise yang begitu tinggi bahwa masukan mereka tidak berharga, untuk sebagian besar. Ini adalah orang-orang Anda tidak ingin memiliki pertemuan Anda.

4. Menggunakan email secara efektif

Jangan melakukan pertemuan untuk sesuatu yang bisa lebih baik dikomunikasikan melalui email. Jika Anda hanya perlu untuk mendistribusikan fakta, gunakan email. Jika Anda perlu berdebat tentang cara terbaik untuk melakukan sesuatu, jangan mencoba untuk melakukan hal ini dalam kotak masuk-mengadakan pertemuan. Beberapa orang mencoba untuk menghindari penyebaran informasi melalui email karena membuat mereka terlihat lebih penting untuk melakukannya dalam sebuah pertemuan.Memberikan statistik dari bulan lalu bukan jenis hal yang setiap orang harus duduk di sebuah ruangan untuk mendengarkan. Mungkin membuat seseorang merasa penting, tetapi sia-sia kecuali nomor yang menghasilkan banyak pertanyaan-bahkan kemudian email mungkin merupakan media komunikasi yang lebih efektif.

Pernahkah Anda memperhatikan bagaimana ilmu pengetahuan menunjukkan fiksi memiliki seseorang di kapal ruang angkasa yang tugasnya tampaknya untuk mengulang apa pun sang kapten berkata kepada komputer lagi? Membaca nomor dari spreadsheet biasanya hanya sebagai gunanya.

5. Gunakan pertemuan untuk berdebat

Ini terdengar buruk, tapi sungguh, ini adalah apa yang membuat rapat yang efektif. Rapat membiarkan Anda mendapatkan orang-orang bersama-sama dan bekerja melalui perbedaan orang. Anda dapat pit berbagai ide terhadap satu sama lain dan datang dengan solusi yang terbaik. Jika Anda tidak memiliki berdebat terjadi di pertemuan Anda, maka Anda mungkin mengadakan pertemuan untuk alasan yang salah.

Anda harus belajar untuk berdebat adil. Anda mendiskusikan ide-ide, tidak menyerang orang secara pribadi. Ini mungkin memerlukan waktu sedikit untuk mendapatkan tim untuk membuka ke titik di mana mereka bergairah dapat mengekspresikan pandangan mereka, tapi itu adalah apa yang Anda butuhkan untuk pertemuan untuk benar-benar menjadi produktif.

Salah satu masalah umum adalah memiliki seseorang di sebuah pertemuan yang sangat penting bahwa tidak ada yang akan tidak setuju dengan dia / nya. Jika tidak ada orang yang akan tidak setuju, Anda mungkin juga hanya biarkan orang yang membuat semua keputusan. Aku punya desainer grafis bekerja untuk saya sekali yang tidak pernah akan setuju dengan saya ketika kami mengadakan pertemuan. Saya akhirnya bertanya padanya tentang hal ini. Dia mengatakan dia tidak ingin berdebat dengan bosnya. Saya menjelaskan bahwa saya membayar dia untuk tidak setuju dengan saya! Jika saya tidak ingin pendapatnya, saya tidak akan mempekerjakan dia di tempat pertama.

6. Rekam keputusan Anda

Seringkali keputusan yang dibuat pada pertemuan, tapi dalam beberapa bulan, tidak ada yang ingat mengapa. Mengambil catatan yang baik akan membantu Anda dengan mudah mengingat tidak hanyaapa yang telah diputuskan, tapi mengapa diputuskan. Hal ini juga membuat mudah bagi orang baru untuk dengan mudah mengejar dan memahami sejarah kelompok. Untuk membuat catatan, saya suka alat-alat seperti SubEthaEdit atau EtherPad yang membiarkan beberapa orang mengedit dokumen yang sama secara bersamaan. Saya suka alat ini karena mereka membantu menjaga setiap orang yang terlibat dan tidak memerlukan banyak waktu menciptakan "menit" setelah fakta.

Keuntungan lain dari memiliki catatan yang baik adalah bahwa hal itu memberikan Anda sebuah cara untuk menyampaikan isi pertemuan untuk orang-orang yang perlu tahu tentang diskusi, tetapi tidak bisa datang (atau Anda tidak ingin datang). Idealnya, memiliki catatan disimpan di suatu tempat bahwa setiap orang dapat mencari mereka adalah metode yang berharga pengetahuan manajemen untuk seluruh perusahaan.

7. Membunuh Power Point

Powerpoint dapat menjadi alat yang berguna untuk melakukan pelatihan, tetapi jika Anda menghabiskan banyak waktu dengan seseorang di depan ruang membolak-balik slide, itu adalah tanda bahwa pertemuan Anda tidak sangat efisien. Powerpoint dapat menjadi cara yang baik untuk memastikan semua orang adalah melihat hal yang sama sebagai titik awal untuk diskusi. Aturan praktis yang baik adalah tujuh menit. Jika orang yang mengendalikan Powerpoint berbicara selama lebih dari tujuh menit tanpa terputus atau mengajukan pertanyaan, maka informasi tersebut mungkin tidak perlu disajikan dalam pertemuan tersebut.

8. Dapatkan semua orang berbicara

Jangan biarkan orang menjadi peserta diam. Jika seseorang tidak berpartisipasi, mereka mungkin tidak nyaman dengan format-orang lain dapat melompat ke dalam, tapi mereka merasa seperti mereka perlu meminta izin untuk berbicara atau lebih memilih sesuatu dengan struktur yang lebih. Orang-orang perlu dimasukkan. Biasanya itu hanya masalah mengatakan, "Joe, menurutmu apa?" Intinya adalah, Anda perlu membuat usaha sadar untuk memasukkan semua orang. Jika mereka tidak didengar, maka mungkin membuang-buang uang bagi mereka untuk berada di sana.

9. Akhir waktu

Anda ingin orang untuk datang tepat waktu untuk pertemuan penting Anda. Anda harus memberikan mereka tingkat yang sama menghormati dan berakhir ketika Anda mengatakan Anda akan berakhir. Jika Anda tetap di atas jadwal waktu agenda Anda, mengakhiri tepat waktu seharusnya tidak terlalu sulit dan berakhir dini adalah selalu hal yang baik.

http://www.effective-communicating.com/importance-of-effective-communication.html

http://www.method123.com/communication-process.php

http://www.projectperfect.com.au/info_comms_plan.php

http://project-management.learningtree.com/tag/project-communication-plan/

http://www.productivity501.com/9-tips-for-efficient-meetings/6620/

Read more »