Enquiry letter ~ blog kami

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi yang berisikan tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.

Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut.

Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.

Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu mencakup :

a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.

Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;

Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.

Bagian-bagian Inquiry Letter

Berikut ini akan dijelaskan beberapa bagian-bagian dalam suatu inquiry letter beserta ekspresi-ekspresi yang umum digunakan.

Kepala surat (header)

Cantumkan alamat Anda dan alamat perusahaan yang Anda tuju.
Contoh:

Dhony Kurniadi
Jalan Raya Bogor No. 190
Jakarta Timur, Jakarta
16370

Jika pengirim surat merupakan bagian dari suatu instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.

Tanggal surat (date)

Penulisan tanggal yang lazim digunakan adalah sebagai berikut:

October 11, 2013

Pembuka (openning)

Pembuka selalu diawali dengan salam. Jika Anda mengetahui siapa yang akan menerima surat tersebut, ekspresi yang digunakan adalah:

Dear Sir atau Dear Madam

Tetapi jika ingin terlihat lebih formal atau jika Anda tidak mengetahui siapa penerima surat tersebut, maka ekspresi yang lazim digunakan adalah:

To Whom It May Concern

Referensi (reference)

Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

With reference to your advertisement (ad) in ...

Atau

Regarding your advertisement (ad) in ...

Permohonan informasi

Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Would you please send me ...

Atau

Could you please send me ...

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini:

I would also like to know ...

Atau

Could you tell me whether ...

Penutup dan tanda tangan (signature)

Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:

Sincerely

Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:

Yours faithfully

Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).

Contoh Inquiry Letter

Berikut ini penulis berikan contoh inquiry letter permohonan informasi tentang suatu produk