a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.
Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.
Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;
Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.
- Kepala surat (header)
Contoh:
Dhony Kurniadi
Jalan Raya Bogor No. 190
Jakarta Timur, Jakarta
16370
Jika pengirim surat merupakan bagian dari suatu instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
- Tanggal surat (date)
October 11, 2013
- Pembuka (openning)
Dear Sir atau Dear Madam
Tetapi jika ingin terlihat lebih formal atau jika Anda tidak mengetahui siapa penerima surat tersebut, maka ekspresi yang lazim digunakan adalah:
To Whom It May Concern
- Referensi (reference)
With reference to your advertisement (ad) in ...
Atau
Regarding your advertisement (ad) in ...
- Permohonan informasi
Would you please send me ...
Atau
Could you please send me ...
Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini:
I would also like to know ...
Atau
Could you tell me whether ...
- Penutup dan tanda tangan (signature)
Sincerely
Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:
Yours faithfully
Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).