Inquiry letter adalah sebuah
jenis surat permintaan atau permohonan informasi yang berisikan tentang suatu
produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.
Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon suatu periklanan
dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik
tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh
tersebut.
Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis
atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli
produk/jasa tersebut.
Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk
yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu
sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal
itu mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan
lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan
lain-lain.
Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog
(bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet
atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta
dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.
Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;
Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga
(sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah
tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual
jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi
kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan
yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan
mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.
Bagian-bagian
Inquiry Letter
Berikut ini akan
dijelaskan beberapa bagian-bagian dalam suatu inquiry letter beserta
ekspresi-ekspresi yang umum digunakan.
- Kepala surat (header)
Cantumkan alamat Anda dan alamat perusahaan yang Anda tuju.
Contoh:
Dhony Kurniadi
Jalan Raya Bogor No. 190
Jakarta Timur, Jakarta
16370
Jika pengirim surat merupakan bagian dari suatu instansi/perusahaan, pada
bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi
tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
- Tanggal surat (date)
Penulisan tanggal yang lazim digunakan adalah sebagai
berikut:
October 11, 2013
- Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam. Jika Anda mengetahui
siapa yang akan menerima surat tersebut, ekspresi yang digunakan adalah:
Dear Sir atau Dear Madam
Tetapi jika ingin terlihat lebih formal atau jika Anda tidak mengetahui siapa
penerima surat tersebut, maka ekspresi yang lazim digunakan adalah:
To Whom It May Concern
- Referensi (reference)
Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda
temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di
media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari
kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan
adalah sebagai berikut:
With reference to your advertisement (ad) in ...
Atau
Regarding your advertisement (ad) in ...
- Permohonan informasi
Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan
menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum
digunakan adalah sebagai berikut:
Would you please send me ...
Atau
Could you please send me ...
Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya
dengan ekspresi berikut ini:
I would also like to know ...
Atau
Could you tell me whether ...
- Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:
Sincerely
Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:
Yours faithfully
Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan
seorang staf pada suatu perusahaan).
Contoh Inquiry
Letter
Berikut ini penulis
berikan contoh inquiry letter permohonan informasi tentang suatu produk
Reply Inquiry
Letter :