Minggu, 20 Oktober 2013

Enquiry letter



Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi yang berisikan tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.
            Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon  suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut.
            Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.
            Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli  agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut.  Hal-hal itu mencakup :

a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f.  Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

Selain hal-hal tersebut di atas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.

Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara pembayaran;

Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum di dalam prospektus yang sudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.

Bagian-bagian Inquiry Letter
Berikut ini akan dijelaskan beberapa bagian-bagian dalam suatu inquiry letter beserta ekspresi-ekspresi yang umum digunakan.
  1. Kepala surat (header)
Cantumkan alamat Anda dan alamat perusahaan yang Anda tuju.
Contoh:

Dhony Kurniadi
Jalan Raya Bogor No. 190
Jakarta Timur, Jakarta
16370

Jika pengirim surat merupakan bagian dari suatu instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
  1. Tanggal surat (date)
Penulisan tanggal yang lazim digunakan adalah sebagai berikut:

October 11, 2013
  1. Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam. Jika Anda mengetahui siapa yang akan menerima surat tersebut, ekspresi yang digunakan adalah:

Dear Sir atau Dear Madam

Tetapi jika ingin terlihat lebih formal atau jika Anda tidak mengetahui siapa penerima surat tersebut, maka ekspresi yang lazim digunakan adalah:

To Whom It May Concern
  1. Referensi (reference)
Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

With reference to your advertisement (ad) in ...

Atau

Regarding your advertisement (ad) in ...
  1. Permohonan informasi
Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Would you please send me ...

Atau

Could you please send me ...

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini:

I would also like to know ...

Atau

Could you tell me whether ...
  1. Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:

Sincerely

Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:

Yours faithfully

Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).
Contoh Inquiry Letter
Berikut ini penulis berikan contoh inquiry letter permohonan informasi tentang suatu produk
https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiKar-oQ8EVDoy8mxYOmt-lYBjlYooGZ3zMtv1gKqFKiXqq-jUOe9S_aYEtVwsqCa-sGO9r9l4NyGawTri0kOftFfqodl0fjPygogpBR0SaxsVhFKcw34In6C6agFMnDC8F29AuWlVANtIr/s1600/b.jpg
Reply Inquiry Letter :

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhXk7CSRnF6nsmnGWgxN9hjKxzO6X4uTXkITdCJqySstA1oouSyuZUl6gTRKnc9cB5L2UqzQ4NRMZ8gVbEMrIkWpgT0cDY0Zj9EFp1NmP4fV2ymRhXS3RTtTpyt93aYSiPPRzblObmAn0Sc/s1600/a.jpg  


Order letter

definisi dari order later atau Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. 
 
Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli. 
Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi: 
  • Reference to a source of information (referensi untuk sumber informasi) 
  • List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
  • Quantity, quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))
  •  Details of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran) 
  • An order number (nomor pesanan) 
Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu: 
a. Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)  
b. Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi) 
Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan. 
Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari: 
  1. No. (number) (nomor) 
  2. Unit price (harga peruntit) 
  3. Description/ items (barang) 
  4. Amount (Jumlah)
  5. Quantity (jumlah banyak 
  6. Delivery date (tanggal pengiriman) 
  7. Type (jenis)
  8. Terms of payment (cara pembayaran)

Contoh surat Order Letter:
https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiJHHtT9sm-BKl3Q-smPkXBIhXL2uF2fvDjoitoYuEbzU16ivj1l1JEbOlRZUjY1Ex4nvMkVla0iYFZ54MwCSIwCtvAWqvyDlTEvLHeE9qN90dlScB5ej7D-KBKuNBuyZygG5jgrvwEpTYi/s1600/10521936-1.png


http://mayangadi.blogspot.com/2012/11/order-letter-surat-pemesanan.html

Rabu, 02 Oktober 2013

Contoh Surat Bisnis (Business Letter)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286 
September 27 , 2013
Ms. Prinka
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534 
Dear Ms. Prinka:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months. 
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. 
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-7777. 

Sincerely, 
Signature
steffany

Accounts Receivable

 link:
http://www.banksurat.com/
http://lihatilmu.blogspot.com/2013/05/contoh-surat-bisnis-beserta.html

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Enterprise Project Management